Digitalisierung und Dokumentenmanagement

Im Sinne des Dokumentenmanagements sind Dokumente digitale Informationsträger, die anders als Daten in wenig strukturierter Form vorliegen, im Gegensatz zu sonstigem Content wie z.B. Multimediadateien jedoch geschlossenen Charakter besitzen. Darunter fallen sowohl elektronisch erstellte Texte, als auch gescannte Fotos. In nicht-digitaler Form handelt es sich meist um papiernes Schriftgut, das in einer Aktenablage (Registratur) verwaltet wird.

Auch wenn die Aufbewahrung in Papierform nicht ausdrücklich gefordert ist (z.B. gesetzlich), sollten Sie die Digitalisierung der Dokumente anstreben. Die Vorteile sind ein erheblich besserer Zugriff auf große Bestände, die Verwaltung von Zugriffsrechten und die Platzersparnis.

Dokumentenmanagement im Unternehmen

Dokumentenmanagement ist eine der Säulen für ein Enterprise-Content-Management (ECM). Die unterstützende Technologie heißt Dokumentenmanagementsystem. Es bündelt alle Tätigkeiten und Prozesse zur Verwaltung von Geschäftsunterlagen, Tabellen, Bildern etc. Ein Dokumentenmanagementsystem setzt sich zusammen aus verschiedenen Komponenten zu Versionierung, Workflowmanagement, elektronischer Archivierung etc. Gerne besprechen wir mit Ihnen individuelle Anforderungen an Ihr Dokumentenmanagement und nehmen einen Benchmark möglicher Softwareanwendungen vor.

Wir bieten ein umfassendes Leistungspaket für Ihre Verwaltung von Fotos/Grafiken und Texten:

• Beratung bei der Digitalisierung
• inhaltliche und formale Erfassung
• ggf. Korrekturen (Bildbearbeitung, Rechtschreibung)
• optimale Speichernutzung/Bildgröße
• Entwicklung einer speziellen Ablagestruktur
• Auswahl und Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems
• Einweisung Ihrer Mitarbeiter